Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:

Protokoller, Inh. Dammeier
Dorfstrasse 19
5423 Freienwil
Schweiz
E-Mail: info@protokoller.de

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erfassen wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firma (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

2.2 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unseres Dienstes erfassen wir:

• Hochgeladene Audio-Dateien (temporär)
• Erstellte Protokolle
• Projektdaten und Besprechungsinformationen

2.3 Technische Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch erfasst:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browsertyp und -version
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

2.4 Nutzungsstatistiken

Zur Sicherstellung des Betriebs und für persönlichen Support werten wir Nutzungsstatistiken aus (z. B. Anzahl erstellter Protokolle, genutzte Funktionen, Zeitpunkt der letzten Aktivität). Administratoren können dabei auch von Ihnen hochgeladene Vorlagen-Elemente (z. B. Logo, Schriften) einsehen, um Sie bei der Einrichtung zu unterstützen. Inhalte Ihrer Protokolle, Aufnahmen, Fotos und Transkripte werden dabei nicht eingesehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Support).

2.5 Standortdaten (optional)

Wenn Sie eine Aufnahme starten, fragt Ihr Gerät bzw. Ihr Browser, ob Protokoller Ihren Standort verwenden darf. Stimmen Sie zu, speichern wir die ermittelte Adresse als Ort der Besprechung im Protokoll und verwenden sie gegebenenfalls als Vorschlag für den Projektnamen. Lehnen Sie ab, funktioniert der Dienst uneingeschränkt — der Ort bleibt dann einfach leer. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt über die Standort-Freigabe Ihres Geräts bzw. Browsers.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für:

• Bereitstellung unseres Dienstes
• Kontoverwaltung und Authentifizierung
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Kundensupport
• Verbesserung unseres Dienstes

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Dienstes).

4. Datenübermittlung an Dritte

4.1 Transkription (OpenAI)

Für die Transkription nutzen wir "Whisper" von OpenAI, Inc. (USA). OpenAI ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.2 KI-Verarbeitung (Anthropic)

Für die Strukturierung nutzen wir Claude von Anthropic, PBC (USA). Anthropic ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.3 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, Inc. (USA). Wir speichern keine Kreditkartendaten.

4.4 Hosting

Unsere Server befinden sich in der Europäischen Union. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt via SSL/TLS.

4.5 Adress-Auflösung (OpenStreetMap)

Um aus Standort-Koordinaten eine lesbare Adresse zu machen, nutzen wir den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Großbritannien). Dabei werden ausschließlich die Koordinaten übermittelt — keine Konto- oder Protokolldaten.

5. Speicherdauer

• Audio-Dateien: Werden spätestens 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht — Transkript und fertiges Protokoll bleiben erhalten
• Protokolle: Solange Ihr Konto aktiv ist
• Kontodaten: Bis zur Löschung Ihres Kontos
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft: Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung: Löschung Ihrer Daten
• Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Daten
• Widerspruch: Gegen bestimmte Datenverarbeitungen
• Beschwerde: Bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@protokoller.de

7. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für Session-Verwaltung und Sicherheitsfunktionen. Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

8. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch SSL/TLS-Verschlüsselung, verschlüsselte Speicherung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffsbeschränkungen.

9. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
E-Mail: info@protokoller.de