Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:

Protokoller, Inh. Dammeier
Dorfstrasse 19
5423 Freienwil
Schweiz
E-Mail: info@protokoller.de

1.1 Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO)

Für betroffene Personen in der EU ist dieser EU-Vertreter benannt:

Utz Hennig
Kythreas 11
Tala
8577 Paphos
Zypern
E-Mail: uh@protokoller.de

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erfassen wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firma (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

2.2 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unseres Dienstes erfassen wir:

• Hochgeladene Audio-Dateien (temporär)
• Erstellte Protokolle
• Projektdaten und Besprechungsinformationen

2.3 Technische Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch erfasst:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browsertyp und -version
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

2.4 Nutzungsstatistiken

Zur Sicherstellung des Betriebs und für persönlichen Support werten wir Nutzungsstatistiken aus (z. B. Anzahl erstellter Protokolle, genutzte Funktionen, Zeitpunkt der letzten Aktivität). Administratoren können dabei auch von Ihnen hochgeladene Vorlagen-Elemente (z. B. Logo, Schriften) einsehen, um Sie bei der Einrichtung zu unterstützen. Inhalte Ihrer Protokolle, Aufnahmen, Fotos und Transkripte werden dabei nicht eingesehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Support).

2.5 Standortdaten (optional)

Wenn Sie eine Aufnahme starten, fragt Ihr Gerät bzw. Ihr Browser, ob Protokoller Ihren Standort verwenden darf. Stimmen Sie zu, speichern wir die ermittelte Adresse als Ort der Besprechung im Protokoll und verwenden sie gegebenenfalls als Vorschlag für den Projektnamen. Lehnen Sie ab, funktioniert der Dienst uneingeschränkt — der Ort bleibt dann einfach leer. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt über die Standort-Freigabe Ihres Geräts bzw. Browsers.

2.6 Probelauf ohne Anmeldung

Sie können Protokoller ausprobieren, ohne eine Adresse anzugeben. Dabei entsteht ein vorläufiges Konto, das keine persönlichen Daten von Ihnen enthält: Es trägt eine technische Platzhalteradresse und kein nutzbares Passwort. Verarbeitet werden

• Ihre Tonaufnahme (höchstens fünf Minuten) samt Transkript und dem daraus erstellten Protokoll,
• Ihre IP-Adresse, um die Zahl der Probeläufe je Internet-Anschluss und Tag zu begrenzen,
• Ihre Zustimmung zu dieser Erklärung und zu den AGB, die Sie vor dem Start erteilen.

Zweck ist ausschließlich, Ihnen das Ergebnis zu zeigen. Ein Probelauf begründet keinen Vertrag. Es geht keine Post an einen Probelauf — eine Platzhalteradresse kann keine empfangen; Werbung erhalten Sie daraus nicht.

Rechtsgrundlage für Aufnahme, Transkript und Protokoll ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie vor dem Start durch das Häkchen erteilen und jederzeit durch das Löschen des Probelaufs widerrufen können. Rechtsgrundlage für die Speicherung der IP-Adresse zur Begrenzung der Probeläufe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor missbräuchlicher Nutzung).

Löschfrist: 14 Tage. Danach löschen wir den Probelauf von selbst — Aufnahme, Transkript, Protokoll, PDF und das vorläufige Konto. Sie können ihn jederzeit auch sofort selbst löschen; der Weg dazu steht während des ganzen Probelaufs auf dem Bildschirm. Tragen Sie Adresse und Passwort nach, wird aus dem vorläufigen Konto Ihr Konto, die Inhalte bleiben erhalten, und ab dann gelten die übrigen Fristen dieser Erklärung.

Zwei Dinge bleiben über diese Frist hinaus, und das sagen wir, damit das Wort «gelöscht» stimmt:

• Eine Zählzeile, mit der wir die Zahl der Probeläufe je Internet-Anschluss und Tag begrenzen. Sie enthält Ihre IP-Adresse NICHT im Klartext, sondern nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert daraus; spätestens 31 Tage nach dem Probelauf wird auch sie gelöscht.
• Haben Sie uns über «Problem melden» geschrieben, bleiben Text, Transkript und technische Angaben dieser Meldung erhalten — wir brauchen sie, um den Fehler zu beheben. Sprachnachricht und Bildschirmfoto werden gelöscht.

Auf einer Besprechungsaufnahme sprechen in der Regel auch andere Menschen. Bitte nehmen Sie nur auf, wenn die Anwesenden davon wissen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für:

• Bereitstellung unseres Dienstes
• Kontoverwaltung und Authentifizierung
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Kundensupport
• Verbesserung unseres Dienstes

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Dienstes).

4. Datenübermittlung an Dritte

4.1 Transkription (OpenAI)

Für die Transkription nutzen wir "Whisper" von OpenAI, Inc. (USA). OpenAI ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.2 KI-Verarbeitung (Anthropic)

Für die Strukturierung nutzen wir Claude von Anthropic, PBC (USA). Anthropic ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.3 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, Inc. (USA). Wir speichern keine Kreditkartendaten.

4.4 Hosting

Unsere Server befinden sich in der Europäischen Union. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt via SSL/TLS.

4.5 Adress-Auflösung (OpenStreetMap)

Um aus Standort-Koordinaten eine lesbare Adresse zu machen, nutzen wir den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Großbritannien). Dabei werden ausschließlich die Koordinaten übermittelt — keine Konto- oder Protokolldaten.

5. Speicherdauer

• Audio-Dateien: Werden spätestens 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht — Transkript und fertiges Protokoll bleiben erhalten
• Protokolle: Solange Ihr Konto aktiv ist
• Kontodaten: Bis zur Löschung Ihres Kontos
• Probelauf ohne Adresse: 14 Tage nach dem Start — danach werden Aufnahme, Transkript, Protokoll und das vorläufige Konto automatisch gelöscht; eine sofortige Löschung ist jederzeit selbst möglich
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft: Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung: Löschung Ihrer Daten
• Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Daten
• Widerspruch: Gegen bestimmte Datenverarbeitungen
• Beschwerde: Bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@protokoller.de

7. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für Session-Verwaltung und Sicherheitsfunktionen. Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

8. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch SSL/TLS-Verschlüsselung, verschlüsselte Speicherung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugriffsbeschränkungen.

9. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
E-Mail: info@protokoller.de